Controle de Acesso

Atualizado 7 days ago ​por Customer Success

Autorize com segurança a entrada dos participantes de seu evento

Conceder, controlar e gerenciar o acesso a cada sessão com tecnologia de QR Code, beacons e RFID. Reduzir as suas linhas, melhorar seu controle de acesso e diminuir a fraude no seu evento. Capture informações sobre quanto tempo cada pessoa assistiu cada sessão através de nosso painel integrado, acessível por meio de análises de patrocinador premium para um melhor acompanhamento.

Para operar o controle de acesso, é necessário passar por 4 passos:

1. Passo - Participantes com o QR Code

Participantes possuem o acesso ao QR Code em 3 situações:

  • Solução de Credenciamento InEvent.
  • Na tela de menu do Live App.
  • Ou no envio por email feito pela plataforma InEvent (uso exclusivo da InEvent).  

Solução de Credenciamento:

Após impressão do QR Code via solução de credenciamento, todos os participantes terão o QR Code impresso e adesivado a um crachá da organização.

No app:

Após download do app todos os participantes logados possuem acesso ao QR Code no menu:



Envio por e-mail:

Após envio por e-mail, todos os participantes possuem acesso ao QR Code via e-mail:

A plataforma web possui um menu de envio de confirmação que deverá utilizado com 24 horas de antecedência ao início evento.

Pessoas > Comunicação > Configurar emails automáticos > E-mail de QR Code (contate seu gerente de Customer Success)

Importante: A opção de envio de QR Code por e-mail é de uso exclusivo da InEvent, portanto o cliente deverá alinhar com o suporte (Customer Success), o horário para envio deste e-mail, que deverá acontecer no mínimo 24 horas antes do evento.


2. Passo - Criação de Perfil de Coletor

Logo após precisamos criar um perfil de coletor na plataforma, com o qual faremos o login no app para conseguir fazer utilizar a função de check-in / check-out.

Pessoas > Ver Participantes > + Adicionar Pessoa


Importante: Utilizar os dados conforme exemplo abaixo.



Após inserir as informações, termine a criação do perfil utilizando o botão criar.

Logo após a criação do perfil atualize a página com o atalho F5, em seguida utilize o campo pesquisar e procure o perfil, usando como palavra chave o e-mail ou nome do coletor.

 

Na sequência clique em editar e na coluna PERMISSÃO, será apresentada 3 opções de permissão; Admin, Usuário e Coletor.

Selecione a opção coletor.

Após a mudança o perfil deverá ser visualizado da seguinte forma:



Importante: Para alterar a senha do coletor:

Pessoas > Ver Participantes > + Pesquisar > Editar

Clique no nome, será apresentada uma tela de edições ao lado direito da tela, atualize e clique em fim.

Importante: não alterar perfil dos demais usuários ou administradores na plataforma, pois isso vai inutilizar o perfil para interagir normalmente no evento. Caso necessite criar um perfil para coleta de leads para os patrocinadores, o processo é distinto.

3. Passo - Criar atividades de Leitura

Será necessário criar atividades para o evento, nas quais serão feitas as leituras de check-in e check-out. Caso o controle seja feito para um período de tempo ou objetivo que dure por várias atividades (como controle de todos que estão no evento, por exemplo), então precisaremos criar uma atividade oculta para cada um dos dias que o evento será realizado, e será por essa atividade que faremos a leitura e controle de acesso dos participantes.

Agenda > Ver Atividades > + Adicionar Atividade

Conforme imagem, preencha o nome, data/horário da atividade (a critério do organizador) e clique no botão criar atividade.

Importante: Caso exista dois períodos de check-in (manhã e tarde) utilizar duas atividades diferentes.

Logo após a criação clique em editar, em seguida selecione a atividade para configurar informações de privacidade.

No item visível para o público mantenha a checkbox desmarcada para que a atividade fique oculta aos participantes na agenda.

No item inscrição automática mantenha a checkbox marcada para que todos estejam inseridos.

                                  



4. Passo - Operação pelo app

Importante:  Atualmente o sistema de check-in e check-out só está disponível em aparelhos Android

  • Abra o app no seu celular ou tablet Android e escolha a opção de login:

                           IMG_20170621_111307.jpg

 

  • Entre no app usando os dados de usuário e senha do coletor que criamos no passo anterior:


  • usuário e senha do coletor que criamos no passo anterior:

                                     

 

  • Procure o evento e clique nele para entrar:

                          IMG_20170621_111146.jpg

  • As telas do perfil coletor são diferentes de um usuário ou admin. Essa é a tela inicial que vai abrir depois de selecionar o evento:


Existem 4 opções para Controle de Acesso no app:

  1. Check-in do evento, para controlar a entrada no evento.
  2. Check-out do evento, para controlar a saída do evento.
  3. Check-in da atividade, para controlar a entrada na atividade.
  4. Check-out da atividade, para controlar a saída da atividade.

Caso escolha as opções 1 ou 2, o leitor já aparecerá automaticamente no celular. Caso escolha 3 e 4, aparecerão as atividades para você escolher em qual está fazendo o check-in (na opção 3) ou check-out (na opção 4).

Importante: é possível criar atividades apenas com o intuito de realizar check-in, conforme o Passo 3 indica. Separá-las em períodos (ex: manhã e tarde). Esses perfis de uso estão a critério do organizador, conversar com o Customer Success responsável pelo suporte e adequar conforme necessidade de uso.  

 


Tela de Atividades

  • Poderá ser feita a escolha da atividade para check-in / check-out.

                              IMG_20170621_140204.jpg

  • Após a escolha da atividade automaticamente aparece o leitor de QR Code, que pode ser alternado como câmera frontal ou traseira.

           IMG_20170621_140143.jpg

 


Mensagem de confirmação de leitura.

  • Após leitura do QR Code a mensagem de confirmação será recebida.

                           .IMG_20170621_135906.jpg

  • Após leitura do QR Code a mensagem poderá ser de erro.

                            Screenshot_20170621-135826.png

Importante: A mensagem de erro significa que o QR Code escaneado pertence a um participante que não está na atividade ou não está no evento.